Beleidsplan in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming

De Vereniging Dorpsbelangen Borgercompagnie is een vereniging en in het bezit van de directe gegevens van haar leden. 

A. Het doel van de directe gegevens:

- De leden krijgen een nota om hun lidmaatschap te betalen; 

- De leden worden uitgenodigd voor de jaarlijkse leden vergadering;

- De leden worden uitgenodigd om aan activiteiten, georganiseerd door de vereniging, deel te    nemen;

- Op verzoek van de leden ontvangen zij de nieuwsbrief digitaal.

Dit gaat per mail of per post. Hiervoor zijn mailadres en adres gegevens van de leden nodig.

B. Waarborgen van de privacy van de directe gegevens van de leden

-De directe gegevens worden alleen bewaard en bijgehouden door de penningmeester, secretaris en voorzitter; 

-De penningmeester, secretaris en voorzitter gebruiken de gegevens alleen voor de activiteiten genoemd onder A;

-De directe gegevens van de leden worden bewaard in de Personal Computer van de penningmeester, secretaris en voorzitter in het programma EXCEL;

- Het ledenbestand kan alleen geopend worden na invoeren van een wachtwoord, die alleen bekend is bij de penningmeester, secretaris en voorzitter;

- Na elke bestuurswissel wordt het wachtwoord van het ledenbestand gewijzigd;

- De voorzitter en de secretaris hebben een workshop betreffende AVG gevolgd;

- Een wijziging wordt gemuteerd in het ledenbestand;

- Een afzeggend lid wordt verwijderd zodra alle openstaande zaken zijn afgehandeld;

- Een nieuw lid wordt alleen ingeschreven, nadat zij dit beleidsplan hebben gelezen en hiermee hebben ingestemd; 

- De directe gegevens van de leden worden niet aan derden gegeven of voor andere doeleinden gebruikt dan in dit beleidsplan beschreven;

- Bij calamiteiten als crashen van de computer, hackers, of een (vermeend) datalek wordt er direct melding gemaakt bij het meldloket www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

C. Hoe worden de directe gegevens gebruikt:

- Bij e-mailen wordt dit middels BCC gedaan;  

- 1 maal per jaar worden de adressen uitgeprint om op enveloppen te plakken waarin de nota voor de jaarlijkse contributie. Deze enveloppen worden door bestuursleden aan huis bezorgd of per post verstuurd. 

- 1 maal per jaar worden de e-mailadressen gebruikt voor het toesturen van de notulen van de algemene ledenvergadering. Alleen de leden die aanwezig waren bij de algemene ledenvergadering ontvangen deze notulen;

D. Directe gegevens van personen of instanties die in contact staan met de bestuursleden en/of commissieleden worden buiten de directe gegevens van leden bewaard. Zij staan in de algemene adreslijsten van bestuursleden die contact met hun hebben gehad. 

E. Tijdens de activiteiten van Vereniging Dorpsbelangen Borgercompagnie worden foto’s gemaakt. Deze foto’s mogen geplaatst worden op de website van de dorpsvereniging www.dvborgercompagnie.nl en op de Facebook-pagina van de dorpsvereniging. Als leden hier bezwaar tegen hebben melden zij dit vooraf bij de organisatoren van de betreffende activiteit.